Η ηλεκτρονική κατάθεση των τεκμηρίων γκρίζας βιβλιογραφίας γίνεται μέσω της πλατφόρμας του Ιδρυματικού Αποθετηρίου «Ελλάνικος» («Hellanicus»). Για την κατάθεση απαιτείται να γίνει είσοδος του χρήστη στο σύστημα του αποθετηρίου, χρησιμοποιώντας το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης που έχει από το Πανεπιστήμιο.

Η κατάθεση γίνεται σε τέσσερα βήματα:

• Βήμα 1: Είσοδος στο Ιδρυματικό Αποθετήριο «Ελλάνικος» μέσω του συνδέσμου: https://hellanicus.lib.aegean.gr/login και επιλογή σύνδεσης:

  Χρήστες Πανεπιστημίου Αιγαίου (είσοδος μέσω LDAP)

  όπου οι ενδιαφερόμενοι συνδέονται με το όνομα χρήστη (username) και τον κωδικό (password) που διαθέτουν ως χρήστες του Πανεπιστημίου Αιγαίου. Κατά την είσοδο ζητείται η ενημέρωση του Προφίλ.
   
• Βήμα 2: Επιλογή συλλογής Γκρίζας Βιβλιογραφίας, είδους διατριβής (πτυχιακή, μεταπτυχιακή, διδακτορική), Τμήματος και Προγράμματος Σπουδών.

• Βήμα 3: Συμπλήρωση φόρμας υποβολής νέου τεκμηρίου και αποστολή αρχείου μέσω της επιλογής Υποβάλλετε ένα νέο τεκμήριο σε αυτή τη συλλογή.

• Βήμα 4: Λήψη της αντίστοιχης άδειας διάθεσης ('Αδεια διάθεσης για πτυχιακές και μεταπτυχιακές εργασίες ή Άδεια διάθεσης για διδακτορικές διατριβές και άλλο υλικό), η οποία θα πρέπει να συμπληρωθεί χειρόγραφα και αφού υπογραφεί ιδιοχείρως να κατατεθεί ή να αποσταλεί στο αντίστοιχο Παράρτημα Βιβλιοθήκης.
   
• Βήμα 5: Λήψη της Άδειας Creative Commons, η οποία θα πρέπει να συμπληρωθεί χειρόγραφα και αφού υπογραφεί ιδιοχείρως να κατατεθεί ή να αποσταλεί στο αντίστοιχο Παράρτημα Βιβλιοθήκης.

Θα θέλαμε να ενημερώσουμε τους καταθέτες που λόγω απόστασης ή άλλου κωλύματος δεν μπορούν με φυσική παρουσία να υποβάλλουν ή ταχυδρομήσουν τις σχετικές άδειες, ότι υπάρχει η δυνατότητα χρήσης της υπηρεσίας gov.gr Ψηφιακή βεβαίωση εγγράφου. Η ψηφιακή βεβαίωση που θα εκδοθεί είναι νομικά ισοδύναμη με έγγραφο που φέρει το γνήσιο της υπογραφής και μπορούν είτε να την αποστείλουν ηλεκτρονικά (mail), είτε να την εκτυπώσουν και να την καταθέσουν σε έντυπη μορφή στο αντίστοιχο Παράρτημα Βιβλιοθήκης.

Σημείωση: Από 5 Σεπτεμβρίου 2017 μετά από σχετική απόφαση της Συγκλήτου (79/05/09.2017, θέμα 6.1) δεν υφίσταται πλέον υποχρέωση κατάθεσης των τεκμηρίων της γκρίζας βιβλιογραφίας στην Βιβλιοθήκη σε έντυπη μορφή. Αντίθετα, παραμένει υποχρεωτική η ηλεκτρονική κατάθεση των τεκμηρίων στο Ιδρυματικό Αποθετήριο «Ελλάνικος». Η πρόσβαση στο περιεχόμενο των πτυχιακών και μεταπτυχιακών εργασιών θα είναι υποχρεωτικά ανοικτή, στο πλαίσιο υιοθέτησης εκ μέρους του Πανεπιστημίου Αιγαίου Πολιτικής Ανοικτής Πρόσβασης.