Η Βιβλιοθήκη αποδέχεται τις δωρεές που εμπλουτίζουν τη συλλογή της και εξυπηρετούν τους σκοπούς της.
Προκειμένου η Βιβλιοθήκη να αποδεχθεί τη δωρεά, θα πρέπει το υλικό να κρίνεται ως συναφές με τους γενικούς τομείς ενδιαφερόντων του Πανεπιστημίου Αιγαίου. Η αξιολόγηση και αποτίμηση των δωρεών γίνεται από το προσωπικό των Παραρτημάτων, κυρίως όταν πρόκειται για μικρό αριθμό τεκμηρίων, ενώ για οριστική απόφαση αποδοχής ή μη υλικού μεγάλου αριθμού τεκμηρίων γνωμοδοτεί η Διοίκηση του Ιδρύματος μετά από εισήγηση του Επόπτη Βιβλιοθήκης και της Κεντρικής Υπηρεσίας της Βιβλιοθήκης.
Βασικά κριτήρια που λαμβάνονται υπόψη κατά την αξιολόγηση της δωρεάς είναι η σπουδαιότητα και/ή σπανιότητα του υλικού, το κόστος αποθήκευσης, η καλή φυσική κατάσταση του υλικού της δωρεάς, η αναγκαιότητα συμπλήρωσης της συλλογής της Βιβλιοθήκης και οι όροι του δωρητή.
Η Βιβλιοθήκη διατηρεί το δικαίωμα ολικής, μερικής αποδοχής ή απόρριψης της δωρεάς. Το υλικό της δωρεάς, από τη στιγμή της κατάθεσής του, θεωρείται απόκτημα της Βιβλιοθήκης και ως εκ τούτου η ενσωμάτωσή του στη συλλογή της και η διαχείρισή του γίνεται βάσει της πολιτικής της και δεν μπορεί να επιστραφεί στον/στην δωρητή/δωρήτρια. Ωστόσο η Βιβλιοθήκη μπορεί να αποδεχτεί ιδιαίτερα σημαντικές δωρεές με κάποιους όρους, όπως αυτοί τίθενται από τον/την δωρητή/δωρήτρια.
Στους/Στις δωρητές/δωρήτριες παρέχεται ευχαριστήριο και αντίστοιχο παραστατικό παράδοσης-παραλαβής δωρεάς. Η μεταφορά του υλικού από τον τόπο του/της δωρητή/δωρήτριας προς τη Βιβλιοθήκη πραγματοποιείται με επιβάρυνση του/της δωρητή/δωρήτριας.

Τι δέχεται ως δωρεά η Βιβλιοθήκη;
Η Βιβλιοθήκη δέχεται μονογραφίες, οπτικοακουστικό και ψηφιακό υλικό, καθώς και πλήρεις σειρές περιοδικών. Ευπρόσδεκτες είναι οι δωρεές παλαιών και σπάνιων τεκμηρίων που θα εμπλουτίσουν τη συλλογή της Βιβλιοθήκης. Παράλληλα θα αξιολογείται η επιλογή και δυνατότητα ψηφιοποίησής τους, καθώς η Βιβλιοθήκη διαθέτει τον κατάλληλο εξοπλισμό για αυτό τον σκοπό.

Τι δεν δέχεται ως δωρεά η Βιβλιοθήκη;
Δε γίνονται δεκτά μεμονωμένα τεύχη περιοδικών, λογοτεχνικά βιβλία τα οποία δεν σχετίζονται άμεσα με τα Προγράμματα Σπουδών των Τμημάτων του Ιδρύματος, σχολικά βοηθήματα, καθώς και τεκμήρια που δεν περιέχουν βιβλιογραφικές παραπομπές ή πηγές.

Διαδικασία
Ο/Η δωρητής/δωρήτρια συμπληρώνει ειδικό έντυπο δωρεάς υλικού το οποίο είναι διαθέσιμο τόσο στα Παραρτήματα της Βιβλιοθήκης, όσο και στην Πύλη της.
Στο έντυπο δωρεάς, εκτός από τα απαραίτητα στοιχεία, θα πρέπει να επισυνάπτεται και η λίστα με την λεπτομερή περιγραφή των τεκμηρίων της δωρεάς.